Privacybeleid

Dit beleid beschrijft hoe VakWerkSysteem (“wij”, “ons”) persoonsgegevens verwerkt binnen het VakWerkSysteem-product (het “Platform”). Het is een aanvulling op onze Verwerkersovereenkomst en is gericht aan:

• Klanten van het Platform (“u”, meestal een zelfstandige vakman of klein bedrijf dat een account aanmaakt), en
• Eindgebruikers wier gegevens via het Platform stromen (uw klanten, leads, en personen die uw publieke boekings-, offerte-, review- of contactpagina's gebruiken).

Dit beleid geldt niet voor bezoekers van onze marketingwebsite op vakwerksysteem.nl, die heeft een eigen privacybeleid.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Onder de AVG (GDPR):

• Voor gegevens over u als Platform-klant (accountgegevens, facturatie, de instellingen die u configureert inclusief SMTP-gegevens) is VakWerkSysteem de verwerkingsverantwoordelijke.
• Voor gegevens over uw klanten en leads die u invoert of die zij via uw publieke pagina's indienen, bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. De voorwaarden hiervan zijn vastgelegd in onze Verwerkersovereenkomst.

Contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke:

• VakWerkSysteem
• Roemer Visscherlaan 10, 1401 RH Bussum
• KvK: 78057019
• E-mail: info@vakwerksysteem.nl

2. Gegevens die wij over u verwerken (de Platform-klant)

Wanneer u zich aanmeldt en het Platform gebruikt, verwerken wij:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, gehasht wachtwoord, taalvoorkeur.
• Bedrijfsprofiel: bedrijfsnaam, telefoonnummer, bedrijfs-e-mail, optioneel logo, optioneel Google Places-ID, optionele publieke URL.
• Facturatiegegevens: abonnementsperiodes, maandelijks abonnementsbedrag, SMS-verbruik en eventuele overschrijdingskosten. Wij slaan geen betaalkaartgegevens rechtstreeks op.
• Gebruiksgegevens: tijdstippen van belangrijke handelingen (login, offerte verzonden, etc.), foutmeldingen (zie Sub-verwerkers hieronder).
• E-mailverzendgegevens: alleen als u actief uw eigen mailbox koppelt via Instellingen → Eigen e-mail. Zie sectie 4.

Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij het exploiteren van het Platform (Art. 6 lid 1 sub f).

3. Gegevens die wij over uw klanten verwerken (als verwerker namens u)

Wanneer u het Platform gebruikt om leads, projecten en klantcommunicatie te beheren, slaan wij de gegevens op die u invoert of die uw klanten via uw publieke pagina's indienen:

• Namen, e-mailadressen, telefoonnummers, adressen
• Berichten, intake-content, offerte-inhoud, werkbon-beschrijvingen
• Reviewbeoordelingen en feedback
• SMS- en e-mail-verzendlogs (ontvanger, tijdstip, status)
• Geüploade foto's en PDF-bijlagen

U bepaalt wat wordt verzameld en waarom. Wij houden deze gegevens vast en verwerken ze op uw instructies, conform onze Verwerkersovereenkomst. Wij gebruiken ze niet voor eigen doeleinden.

4. Uw eigen e-mailadres koppelen (SMTP)

Deze sectie beschrijft de optionele functie “Verstuur e-mails vanaf je eigen adres”.

Wanneer u deze functie aanzet en uw mailbox-gegevens invoert, slaan wij op:

• De SMTP-server, poort en beveiligingsinstelling (SSL/TLS)
• Uw gebruikersnaam (meestal uw e-mailadres)
• Uw app-wachtwoord, versleuteld met AES-256-GCM voordat het in onze database wordt geschreven. De versleutelingssleutel wordt apart van de database opgeslagen.
• De weergavenaam en het afzenderadres dat u aan uw klanten wilt tonen
• Een optioneel antwoord-adres

Hoe wij deze gegevens gebruiken:

• We gebruiken ze uitsluitend om e-mails naar uw klanten te versturen wanneer u een actie in het Platform uitvoert die een verzending triggert (een offerte versturen, een afwijsbericht, een reviewverzoek, etc.).
• Wij lezen uw inbox niet, het SMTP-protocol dat wij gebruiken is uitgaand-only.
• Wij bewaren geen kopieën van verzonden e-mails buiten wat uw eigen mailbox in de map Verzonden plaatst.
• Wij versturen niets namens u zonder een door uzelf geïnitieerde actie in het Platform.

Toegang tot inloggegevens:

• Het versleutelde wachtwoord wordt alleen op onze server gedecrypteerd tijdens een uitgaande verzending.
• Onze support-medewerkers kunnen via het admin-portaal een testbericht “namens u” versturen, handig wanneer u ons vraagt uw setup te verifiëren. Zij zien het wachtwoord op geen enkel moment in leesbare vorm.

U kunt de koppeling op elk moment uitschakelen via Instellingen → Eigen e-mail → Uitschakelen. Bij uitschakelen worden uw SMTP-gegevens, inclusief het versleutelde wachtwoord, onmiddellijk uit onze database verwijderd, en valt uitgaande mail terug op ons standaard verzendpad.

Als uw mailbox onze verzendingen stopt te accepteren (bijv. u wijzigt het app-wachtwoord, of uw provider blokkeert het account), zullen de getroffen klant-e-mails mislukken in plaats van stilletjes terug te vallen op ons standaardpad. De fout wordt aan u getoond in het Platform; geen e-mail wordt stil omgeleid.

5. Sub-verwerkers

Wij gebruiken de volgende sub-verwerkers voor de werking van het Platform. Elk is contractueel gebonden aan gegevensbeschermingsvoorwaarden die niet minder beschermend zijn dan de onze.

We informeren u vooraf over wijzigingen in deze lijst, conform artikel 6 van onze Verwerkersovereenkomst.

6. Bewaartermijn

• Actieve accounts: wij bewaren uw gegevens zolang uw account actief is.
• Na opzegging: binnen 30 dagen na beëindiging kunt u uw gegevens exporteren; daarna verwijderen wij ze, conform artikel 9 van de DPA. Beperkte financiële gegevens kunnen worden bewaard voor de periode die de Nederlandse belastingwetgeving voorschrijft.
• SMTP-gegevens: onmiddellijk verwijderd wanneer u de functie uitschakelt of uw account wordt gesloten.
• Foutlogs: Sentry bewaart diagnostische events in een rollend venster van 90 dagen.

7. Gegevenslocatie

Alle verwerking van persoonsgegevens vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Elk van onze sub-verwerkers opereert in een EU-regio: Supabase (Frankfurt), Hetzner (Duitsland), Resend (Ierland), Twilio (Ierland), Cloudflare Turnstile (EU Data Boundary) en Sentry (Frankfurt). Wij dragen op dit moment geen persoonsgegevens over buiten de EER bij het leveren van het Platform.

8. Uw rechten

Onder de AVG heeft u recht op:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij over u verwerken (Art. 15)
• Rectificatie van onjuiste gegevens (Art. 16)
• Wissing van uw gegevens (Art. 17), behoudens wettelijke bewaarplichten
• Beperking van de verwerking (Art. 18)
• Overdraagbaarheid in een gestructureerd formaat (Art. 20), beschikbaar via de export-functie bij opzegging
• Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (Art. 21)

U kunt deze rechten uitoefenen via info@vakwerksysteem.nl. Waar u optreedt als verwerkingsverantwoordelijke (gegevens over uw eigen klanten), dienen eindgebruikers hun verzoek rechtstreeks aan u te richten; wij ondersteunen u als verwerker bij de uitvoering daarvan.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Bezuidenhoutseweg 30, 2594 AV Den Haag).

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder TLS tijdens transport, encryptie van gevoelige velden in rust (waaronder SMTP-gegevens), row-level isolatie tussen klanten, en toegangsbeperking tot Platform-gegevens voor geautoriseerd personeel onder geheimhoudingsplicht. Volledige details staan in artikel 5 van onze Verwerkersovereenkomst.

10. Melding van datalekken

In geval van een datalek informeren wij u zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen 72 uur na bewustwording, conform artikel 7 van onze Verwerkersovereenkomst.

11. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken. De huidige versie is altijd beschikbaar op deze URL; materiële wijzigingen worden per e-mail en/of in-app melding aan u gecommuniceerd.

Laatst bijgewerkt: 12 mei 2026.